Früh geplant ist alles

Viele Klassenfahrten werden zu kurzfristig geplant, die Teilnehmer nicht mit in die Planung einbezogen, rechtliche und versicherungstechnische Fragen nicht geprüft. Sie sind kein Reiseexperte. Holen Sie sich Unterstützung von professionellen Reiseveranstaltern. Das kann beispielsweise ein Busunternehmer aus Ihrer Region oder auch ein Fachmann für Gruppenreisen sein. Der übernimmt dann für Sie das Veranstaltungsrisiko. Natürlich sind Sie in Abstimmung mit Ihren Schülern als Ideengeber gefragt.

Mindestens ein halbes Jahr vorher sollten Sie sich Gedanken machen über das Reiseziel und den pädagogischen Zweck. Was wollen Sie mit der Fahrt/dem Ausflug erreichen? Diese Idee gilt es dann mit den Kollegen, den Eltern und der Klasse zu besprechen, Partner mit einzubinden, ggf. Sprachkenntnisse zu erweitern und die Schüler auf Land und Leute vorzubereiten. Wichtig: Frühzeitige schriftliche Informationen an die Eltern.

Checkliste zur Vorbereitung

• Kümmern Sie sich frühzeitig um Unterkunft und Transfer (am besten mit dem Bus!).
• Planen Sie die Finanzierung und denken Sie dabei auch an finanziell schwache Eltern.
• Erkunden Sie vorab das Zielgebiet. Dazu gehören Informationen über Sehenswürdigkeiten, Freizeitangebote, Hotels, Museen, Öffnungszeiten, Eintrittspreise, kulturelle und sportliche Events von Fremdenverkehrsämtern; sprechen Sie mit dem Hotel, prüfen Sie den Reiseveranstalter; fragen Sie nach Referenzen, um sich eventuell mit Kollegen vorab auszutauschen.
• Welche Aktivitäten planen Sie mit den Schülern? Können das alle?
• Welche Kleidung wird hierzu benötigt?
• Welche gesundheitlichen Beeinträchtigungen liegen seitens der Schüler vor?
• Werden Medikamente benötigt?
• Gibt es Diabetiker?
• Handeln Sie gemeinsam Spielregeln aus (Bsp. Umgang mit Alkohol und Zigaretten…)
• Bestimmen Sie Helfer. Übertragen Sie Verantwortung.
• Denken Sie an flexible Programmgestaltung mit genügend Raum für Freizeit.
• Was planen Sie bei schlechtem Wetter, was, wenn ein Programmpunkt ausfällt?
• Versicherungsrechtliche Bestimmungen beachten. (sehen Sie hierzu auch unsere Ausführungen unter Versicherungsfragen)
• Planen Sie einen zweiten Klassenpflegschaftsabend ca. einen Monat vor Reisebeginn ein, in dem die Planung endgültig festgelegt wird und informieren Sie alle Eltern schriftlich über die Ergebnisse.

Die vorangegangen Anmerkungen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie sollen vielmehr Anregung/Ergänzung sein.

Checkliste zur Nachbereitung

• entsprach der Bus, das Unternehmen Ihren Vorstellungen gemäß Bestellung?
• hat der Bus, gemäß den Richtlinien der gbk, den erforderlichen Sitzabstand und die erforderlichen Komforteinrichtungen wie Sonnenschutz, (ab 3-Sterne auch Klimaanlage oder Toilette) gehabt?
• hatte das Fahrzeug Sicherheitsgurte?
• haben die Schüler die Gurte auch benützt?
• hat der Fahrer die Schüler gebeten die Gurte anzulegen?
• wie freundlich, kompetent war(en) der Fahrer, die Fahrer?
• Rechnungen, Honorare bezahlen
• Fahrtkosten erstatten
• Dankschreiben an Busfahrer, Busunternehmer, Gasthäuser, Stadt-Führer, Helfer verfassen
• Erinnerungsfotos online stellen

Manöverkritik machen...

• Wie war das Programm, wie der Termin?

• Gab es ungeplante Unterbrechungen?

• War die Vorbereitungszeit, das Budget ausreichend?

• Wurde das Ziel des Ausflugs erreicht?

• Wie zufrieden waren die Teilnehmer?

• Welche Anregungen kamen im Nachhinein seitens der Schüler, Eltern oder Kollegen?

Weitere Informationen finden Sie auch unter www.jugendherberge.de sowie im Handbuch für Firmen, Schulen und Vereine vom Huss-Verlag. (www.huss.de, Bestell-Nr. 22863)

Viel Freude bei der Vor- und Nachbereitung. Der schönste Lohn für Sie sind die strahlenden Gesichter der Kinder.